X

Les bases de la planification

 

Bien planifier son quotidien est important. Lorsque l’on est travailleuse autonome, nous devons absolument être organisées, sinon on s’y perd et on risque de se mettre des bâtons dans les roues nous-mêmes.

 

Mais planifier ne se résume pas qu’à noter des informations dans son agenda et puis basta. Si on fait ça de cette manière, on n’optimise pas tous le potentiel de cet outil. Pour le maximiser, il faut connaître et appliquer quelques notions.

 

Ça va grandement te simplifier et te faciliter la vie.

 

Se fixer des objectifs

Tu dois te fixer des objectifs sur le court, moyen et long terme. Ils te permettront d’identifier tes priorités sur certaines de tes tâches et de voir le temps qu’il te reste pour les autres tâches.

 

Ces objectifs peuvent toucher différents aspects selon que tu aimerais viser. Ils peuvent toucher à ton entreprise ou être de niveau plus personnel. Ça peut être des objectifs financiers, de visibilité ou même de vente. Pense à ce que tu aimerais accomplir, où tu aimerais être d’ici 1 à 2 ans.

 

Noter les échéanciers

Il faut écrire les échéanciers dans notre agenda qu’ils soient en lien avec des projets personnels, pour des clients ou même qu’ils soient en rapport avec tes objectifs. Tu éviteras ainsi de les oublier et tu pourras voir plus facilement le temps que tu as à consacrer à tes autres tâches.

 

Penser aux imprévus

Il faut penser au fait que les imprévus arrivent toujours au mauvais moment. Une panne d’électricité pour finaliser le dossier d’un client, ta fille qui tombe malade dans la semaine la plus chargée de ton horaire, ton ordinateur qui rend son dernier soupir. Plein de choses peuvent arriver et venir chambouler l’entièreté de ton horaire. À défaut de pouvoir prévoir les imprévus, tu peux prévoir du temps pour pouvoir les paliers.

 

Ça peut être quelques minutes par jour ou par semaine, voire un bloc d’une heure ou deux. Comme ça, en cas d’imprévu, tu peux déplacer des choses à ce moment-là, sans jouer à Tetris avec ton horaire pendant des heures. Et si au final tu n’en as pas besoin, tu peux avancer d’autres projets ou tout simplement prendre du temps pour toi.

 

Identifier les priorités

Identifier et connaître ses priorités est une chose cruciale pour devenir plus organisée. Ça détermine l’ordre dans laquelle tu effectueras chacune de tes tâches. Elles dépendent de plusieurs variables.

 

Pour les identifier, je te recommande d’utiliser la matrice d’Eisenhower.

 

Si tu ne connais pas cette fameuse matrice ou que tu ne sais pas comment l’utiliser, je te suggère de lire une de mes publications d’Instagram.

 

Estimer le temps de chacune des tâches

Contrairement à ce qu’on peut penser, ce n’est ni compliqué ni long à faire. Pourtant, tout comme identifier tes priorités, estimer le temps de chacune de tes tâches te sauvera du temps.

 

Évidemment il ne faut pas estimer le temps de chacune des tâches que tu fais, non, mais plus tôt des tâches récurrentes ou qui s’y ressemble : faire la comptabilité, répondre aux messages des clients, réaliser des croquis, faire un appel découvert, etc.

 

Plus tu arriveras à estimer le temps de ces tâches précisément, plus tu pourras planifier ton agenda en détail. Ça te permettra aussi d’éviter de mettre trop de tâches à ton horaire et de n’en faire qu’une partie en ne sachant pas quand tu pourras compléter les autres.

 

Ne pas planifier trop d’avance

Planifier son horaire plusieurs semaines en avance est une pratique inutile. Beaucoup de choses peuvent arriver en ce laps de temps. Je te recommande de prendre quelques minutes chaque semaine pour planifier ton agenda.

 

Évidemment, il y a des exceptions. Dès que tu sais que tu as un rendez-vous ou que tu as un échéancier, écris-les dans ton agenda. Même s’ils n’auront pas lieu avant plusieurs semaines. Car d’une, ça t’évitera de les oublier et de deux, ça t’évitera de prévoir quelque chose par-dessus accidentellement.

 

Pour faciliter ta planification hebdomadaire, je te recommande de te fixer des objectifs SMART à courts, moyens et longs termes, de noter tes échéanciers dès que tu les connais, de pallier les imprévus avec des blocs de temps libre, d’identifier tes priorités avec la matrice d’Eisenhower et d’estimer le temps de chacune de tes tâches pour plus de précision.

Laisser un commentaire

Votre adresse courriel ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *