15 conseils pour augmenter ta productivité

Ça nous ait tous arrivé un jour ou l’autre de ne pas nous sentir très efficaces. Que ce soit à cause de la charge importante de travail ou du temps que nous pensons sur chaque projet. Le meilleur moyen d’enlever ce sentiment inefficacité est d’optimiser son temps et d’être productif.

 

Voici 15 astuces pour t’aider dans ton quotidien à moins perdre de temps.

 

1. Planifier les tâches

 

Avant de commencer un nouveau projet, faites une liste des diverses tâches que tu auras à accomplir. Tu peux les classer par priorité ce qui t’aide à gérer ton temps. Plus les tâches seront claires, plus tu seras organisé et plus tu seras satisfait de barrer des étapes du projet.

 

Pour les tâches génériques comme passer le balai, trier les factures, répondre aux courriels, etc, essayer de les prévoir d’avance. Ça vous évitera de les oublier en bloquant tout votre temps pour votre gros projet.

 

2. Éviter d’être multi-tâche

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Bien que le fait d’être multi-tâche semble souvent augmenter notre productivité, c’est en fait le contraire qui se produit. Concentre-toi sur une tâche à la fois au lieu d’en débuter une deuxième et une troisième. Ça t’évite à la fin de la journée ou à la fin de la semaine de t’apercevoir que tu as plusieurs tâches non terminées ou bâclées.

 

3. Créer un échéancier

Se fixer une échéance pour chacune des actions est quelque chose d’important. Tu seras porté à mieux travailler et à être plus productif tu sais que tu dois avoir terminé à 15h d’avoir élaboré le calendrier de publications d’un client. Pense aussi à noter le temps total que cela t’a pris. Dans le futur, lorsque tu auras à exécuter une tâche identique ou semblable, tu sauras combien de temps prévoir.

 

4. Avoir un bureau propre et organiser

 

Bien qu’on ne le remarque pas tout le temps, le désordre de notre bureau a tendance à nous déconcentrer. De plus, nous perdons du temps à essayer de retrouver un dossier ou une feuille en particulier. Avoir un endroit où disposer chaque chose est quelque chose d’important. Tu perdras ainsi moins de temps à chercher un document précis.

 

Tu as besoin d’aide pour ranger ton espace de travail de manière efficace ? Viens lire cet article.

 

5. Prendre des pauses

 

Nous sommes souvent trop absorbés dans notre travail pour penser à prendre des pauses. Pourtant, prendre des pauses régulières est quelque chose d’important. Cela permet de stimuler notre circulation sanguine et d’avoir plus d’énergie pour continuer le travail.

 

6. Réalise des gabarits

 

Si tu dois souvent envoyer le même type de message à des clients ou à un fournisseur, te créer des gabarits de message t’aidera. Cela t’évitera de réécrire un courriel pour la huitième fois cette semaine, de prendre le temps de choisir les mots avec soin puis de le corriger.

 

7. Empêcher les distractions

 

Nous sommes souvent portés à être distraits lorsqu’on travaille. On peut en revanche réduire les réduire.

 

Penser à prévoir un moment précis pour répondre à vos courriels, à vos divers autres messages professionnels. Cela évitera d’aller regarder votre boîte de réception à tout moment. Si ton cellulaire a tendance à te déconcentrer, mets-le loin de toi ou éteins-le si possible. Si tu as tendance à aller sur les réseaux sociaux pour y prendre de longues minutes qui se transforment en heures, déconnecte-toi de ton ordinateur. Si tu dois rentrer ton mot de passer pour y aller à chaque fois, tu seras moins tenté d’y aller.

 

Fermer la porte du bureau peut aider à ne pas être déconcentré par des collègues qui parlent trop fort ou par notre chat qui miaule pour réclamer sa dose d’attention.

 

8. Apprendre à dire non

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On a tendance à vouloir être trop gentil et à dire oui à tout. Un collègue doit partir plus tôt et il aimerait que finisse la rédaction de son rapport par sa cliente ? Oui. L’un de tes clients t’envoie un courriel pour savoir si tu peux prendre 5 minutes, qui se transformeront à 60 minutes, pour l’aider avec quelque chose ? Oui.

 

Toutes ses choses que tu fais pour aider les gens te nuisent. Il est important de dire non si tu n’as pas le temps et que tu dois toi-même terminer un projet. Sinon, cela retardera la date de remise de se dit projet.

 

Si ton collègue doit partir plutôt, demande-lui de terminer le travail chez lui quand il aura le temps ou le lendemain matin en rentrant travailler. Il peut aussi contacter sa cliente et lui dire qu’il lui remettra son rapport le lendemain, car il a un imprévu.

 

Dit à ton client qui veux encore changer quelque chose dans son projet de prendre rendez-vous avec toi, car tu es présentement débordé.

 

9. Utilise un agenda ou un gestionnaire de projet

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Tantôt je t’ai dit que de planifier chaque tâche était important. Mais les inscrire à ton agenda est aussi quelque chose qui t’aidera. Lorsque tu ouvriras ce dernier en début de journée, tu pourras voir toutes les tâches que tu dois réaliser, à quel moment, et même à quelle heure.

 

Si tu n’es pas un adepte des agendas papier ni électronique, il existe une multitude de plateformes pour gérer tes projets.

 

Asana, Monday, Trello, Teamwork, Zoho, Basecamp, ETC.

 

À toi d’explorer ces logiciels pour t’aider è planifier tous tes projets.

 

10. Promesse de récompense

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Lorsque tu dois travailler sur des projets à moyen ou à long terme, pense à te fixer des récompenses à chaque objectif accompli.

 

Un bon souper au restaurant avec une amie, un bon chaud avant d’aller te coucher, débuter une nouvelle série coucher avec ton chien, une crème glacée en finissant le travail, etc.

 

Ça n’a pas besoin de coûter une fortune, ça a simplement besoin de te motiver.

 

11. Adopter un système de rangement

 

Avoir un bureau organiser une chose, mais avoir un système de rangement efficace en est une autre. Tu as beau avoir un classeur pour y mettre tous tes projets, si tu n’as aucun système de classification, tu t’y égareras rapidement. Tu perdras ainsi du temps à trouver un projet bien précis.

 

Ce conseil vos aussi pour tes documents virtuels. Si tout est mélangé dans le cloud ou directement sur ton ordinateur, tu t’y perdras facilement. Tu peux classer tous les projets clients à un endroit puis les identifier soit par leur nom, la date, le titre, etc.

 

12. Savoir travailler en équipe ou déléguer

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Si tu as l’habitude de travailler seul pour chaque projet, mais que tu te sens toujours déborder et que tu as l’impression de courir partout comme une poule pas de tête, arrête-toi. Demande-toi ce que tu peux faire pour changer cette situation. Déléguer certaines tâches ? Demander de l’aide à des collègues ? À force de courir dans tous les sens, ton moral baissera et tu t’épuiseras.

 

13. Avoir de bonne heure de sommeil

 

Si tu n’as un horaire de sommeil régulier et que tu manques de sommeil par le fait même, ton corps te le fera sentir. Tu seras porté à te distraire facilement, tu manqueras de motivation et de concentration.

 

14. Savoir se détendre

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Si tu penses au travail constamment et que tu ne prends jamais de temps pour te reposer cela peut causer des burnouts en plus de te rendre stresser et de mauvaise humeur. Encore une fois, cela nuira à ta productivité et à ta capacité de travailler efficacement.

 

15. Éviter les choses inutiles.

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Si tu imprimes chaque courriel de vos clients pour les ranger dans une filière, mais qu’une fois le projet terminé, tu les jettes sans même les avoir consultés, à quoi bon garder cette habitude ? Cela te sauvera du temps et aidera la planète si tu élimines la paperasse inutile qui reste ancrée dans tes habitudes.

 

Il existe plusieurs conseils pour t’aider à augmenter ta productivité au quotidien. Mais j’espère que ses 15 conseils t’aideront.

 

 

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